上長承認一覧(※オプション)
上長承認機能は、オプション機能です。
上長承認機能とは、登録ファイルの配布(メーラー含む)、配布と収集(メーラー含む)、フォルダ公開(メーラー含む)、一斉配信を行った場合に、上長を選択し上長の承認を得た通知メールのみ配信される機能です。メーラーからの通知では、承認された際にダウンロードURLが有効になります。
メニュー：上長承認一覧をクリックしてください。
申請者向け機能（ユーザ側）
申請一覧
申請一覧では、申請の状態（承認待・進行中・完了・却下・キャンセル）に応じた一覧のほか、すべての状態をまとめて確認することが可能です。
「承認待」と「進行中」を合計した件数が、「申請一覧」の横に表示されます。
以下は「承認待」一覧の画面例です。
 [承認一覧] |
他のユーザの上長に設定されている場合に表示されます。クリックすると承認一覧へ遷移します。(→承認一覧) |
|---|---|
 状態 |
状態（承認待・進行中・完了・却下・キャンセル・すべて）を選択することで、表示する一覧を切り替えることができます。 |
 上長 |
通知メール送信時に選択した上長です。 |
 種別 |
通知メールの方法の種別です。 |
 送信先 |
通知メールの送信先です。 種別が一斉配信の場合、宛先一覧へのリンクが表示されます。 |
 件名 |
通知メールの件名です。(メーラーからは表示されません) |
 承認依頼日時 |
上長承認依頼日時です。 |
 |
クリックすると、メールの詳細を表示します。(→詳細画面) |
以下の画面は、すべての状態をまとめて表示した一覧です。
| 状態 |
承認待・進行中・完了・却下・キャンセルのいずれかの状態が表示されます。 |
|---|
| 一覧表示 | |
|---|---|
 |
1ページに表示する一覧の件数を変更します。 |
 |
先頭ページに移動します。 |
 |
1ページ前に移動します。 |
 |
入力されたページに移動します。 |
 |
1ページ次に移動します。 |
 |
最終ページに移動します。 |
 |
一覧画面を最新の状態に更新します。 |
承認／却下／キャンセル通知
承認依頼中の通知メールは、上長から承認された後に宛先へ送信されます。
上長から承認がおりて通知メールが送信されると、送信者へメールでお知らせします。
- 上長から承認された場合のメール
上長から通知メールを却下された場合は、通知メールは配信されません。
また、却下された場合には、送信者へメールでお知らせします。メールには却下された理由が記載されますのでご確認ください。
- 上長から却下された場合のメール
上長が承認または却下を行うまでは、承認依頼をキャンセルすることが可能です。この場合、通知メールは配信されません。
また、キャンセルした場合には、上長へメールでお知らせします。メールにはキャンセルされた理由が記載されます。
- キャンセルした場合に上長へ送信されるメール
承認者向け機能（上長側）
承認一覧
上長として設定されている場合は、依頼されている申請の状態（承認待・進行中・完了・却下・キャンセル）に応じた一覧のほか、すべての状態をまとめて確認することが可能です。
「承認待」の件数が、「承認一覧」の横に表示されます。
以下は「承認待」一覧の画面例です。
| [申請一覧] |
上長が設定されている場合に表示されます。申請一覧へ遷移します。(→申請一覧) |
|---|---|
| 依頼者 |
申請を依頼したユーザです。 |
詳細画面
詳細画面では、通知メールの内容を確認することができます。
承認依頼の種別によって、表示項目は異なります。
状態が承認待の場合、上長は承認または却下を行うことができます。ユーザはキャンセルを行うことができます。
進行中・完了・却下・キャンセルの場合は、処理済みのメールの詳細を確認することができます。
| ユーザ名 | 上長の場合は、承認を待っているユーザが表示されます。（ユーザーの場合は表示されません） |
|---|---|
| 上長 |
通知メール作成時に選択された上長が、承認状況とともに表示されます。 |
| 種別 | 通知メールの方法の種別です。 |
| 状態 | 承認待・進行中・完了・却下・キャンセルのいずれかの状態が表示されます。 |
| 宛先 | 通知メールの宛先です。 承認前に、宛先に指定されたドメインへの配信が禁止された場合は、赤字で表示されます。 種別が一斉配信の場合、[宛先一覧を表示]のリンクが表示されます。 
|
| 保管先フォルダ | 引取りファイルの保管先フォルダです。引取りの場合のみ表示されます。 |
| 引取りタグ | 引取りメールを管理するタグです。引取りの場合のみ表示されます。 |
| ファイル名 |
配布したファイルまたは公開フォルダ内のファイルです。 種別が一斉配信の場合、宛先ごとのファイルは[宛先一覧を表示]からご確認ください。  をクリックすることでプレビューできます。 |
| 差出人 | 通知メールの差出人です。 |
| メール件名 | 通知メールの件名です。(メーラーからの場合は表示されません) |
| メール本文 | 通知メールの本文です。(メーラーからの場合は表示されません) 種別が一斉配信の場合、メール本文を表示するリンクが表示されます。 |
| セキュリティ設定 | 通知メールのセキュリティ設定です。 |
| 文字エンコーディング | 送信するメールの文字エンコーディングです。 |
| 却下/キャンセル理由 (却下/キャンセルの場合のみ) |
却下/キャンセルする場合に使用します。 |
種別が一斉配信の場合
独自の項目として以下が表示されます。
| 配信予定日時 / 承認期限 / 配信日時 | 送信予定日時が表示されます。上長承認なら承認期限、送信済みなら配信日時に項目名が変わります。 |
| 宛先ファイル |
一斉配信の宛先ファイル名が表示されます。 [ダウンロード]からダウンロードも可能です。 |
却下する場合は、却下理由欄に理由を入力後[却下]ボタンをクリックしてください。また、承認する場合は[承認]ボタンをクリックしてください。
キャンセルする場合は、キャンセル理由欄に理由を入力後[キャンセル]ボタンをクリックしてください。
- 上長承認での配布ファイルチェックが有効な場合
-
上長承認の際、上長は全ての配布ファイルを確認しなければ、承認を行えません。
※この機能はフォルダ公開・一斉配信には適用されません。
「ダウンロードされていません」と表示されている場合
承認を行うには全ての配布ファイルをダウンロードする必要があります。
「ダウンロードまたはプレビューされていません」と表示されている場合
承認を行うには全ての配布ファイルをダウンロードまたはプレビューする必要があります。